De eerste fase van de hengstenkeuring loopt tot 16 november 2020 wat meteen ook de uiterste inschrijfdatum is voor de tweede fase van de hengstenkeuring. Aanmelden voor deze eerste fase dient uiterlijk op 16 oktober 2020 te gebeuren. Hiervoor dient tijdens de kantooruren contact te worden opgenomen met het secretariaat van de Vakgroep Heelkunde en Anesthesie van de Huisdieren, Faculteit Diergeneeskunde, Universiteit Gent, Salisburylaan 133, 9820 Merelbeke, op het nummer 09/264 76 18. Voor afspraken die na 16 oktober 2020 worden gemaakt is er een toeslag van 150 euro exclusief BTW per hengst waarbij een uitzondering wordt voorzien voor kandidaat-dekhengsten waarvan men kan aantonen dat ze na die datum werden verworven naar aanleiding van hun deelname aan een keuring van een door het BWP erkend stamboek.

Alle afmeldingen voor de medische keuring, bv. dat men op een afspraak slechts 2 in plaats van drie hengsten zal aanbieden, moeten tenminste 3 werkdagen op voorhand aan het secretariaat van de kliniek worden gemeld via email naar heidi.staelens@ugent.be. Voor onderzoeken die niet tenminste 3 werkdagen op voorhand via email werden geannuleerd zal een no-show fee van 150 euro exclusief BTW aangerekend worden per hengst die niet op de voorziene afspraak wordt aangeboden.

Om een vlot verloop van de keuring te garanderen, wordt er gevraagd dat de hengsten onbeslagen worden aangeboden. Zij moeten een microchip bezitten en vergezeld zijn van hun paspoort (hetzij een kopie) ten behoeve van de identiteitscontrole.