La première phase de l'expertise des étalons se déroule jusqu'au 16 novembre 2020, date qui est également la date finale d'inscription pour la deuxième phase de l'expertise des étalons. L'inscription pour cette première phase doit se faire au plus tard le 16 octobre 2020. Pour cela, il faut contacter le secrétariat du Département de chirurgie et d'anesthésie des animaux de compagnie, Faculté de médecine vétérinaire, Université de Gand, Salisburylaan 133, 9820 Merelbeke pendant les heures de bureau au numéro 09/264 76 18. Pour les rendez-vous après le 16 octobre 2020, il y a un supplément de 150 euros HT par étalon, à l’exception des candidats-étalons reproducteurs dont il peut être prouvé qu'ils ont été acquis après cette date suite à leur participation à une expertise d'un stud-book reconnu par le BWP.

Toute annulation pour l'examen médical, comme par exemple ne présenter que deux étalons au lieu de trois lors d'un rendez-vous, doit être signalé au moins 3 jours ouvrables à l'avance par e-mail au secrétariat de la clinique via heidi.staelens@ugent.be. Pour les examens qui n'ont pas été annulés par e-mail au moins 3 jours ouvrables à l'avance, des frais de non-présentation de 150 euros HT seront facturés par étalon non présenté au rendez-vous prévu.

Pour garantir le bon déroulement de l'examen, il est demandé que les étalons soient présentés non-ferrés. Ils doivent avoir une puce électronique et être accompagnés de leur passeport (ou d'une copie) en vue d'un contrôle de l'identité.